Lifen Planning révolutionne la gestion des plannings dans les établissements de santé en offrant une solution digitale complète et intuitive. Cette plateforme permet aux professionnels de santé de gérer leurs équipes, d’optimiser leurs ressources humaines et de simplifier la coordination des services médicaux. Nous vous présentons aujourd’hui cet outil qui répond aux défis majeurs du secteur hospitalier :
- Automatisation de la planification des équipes soignantes
- Réduction des erreurs de planning et des conflits horaires
- Amélioration de la communication entre les services
- Respect des réglementations du temps de travail médical
Découvrons ensemble comment cette solution transforme la gestion quotidienne des établissements de santé.
Qu’est-ce que Lifen Planning ?
Lifen Planning est une solution SaaS (Software as a Service) développée par la société française Lifen, spécialisée dans la digitalisation du secteur de la santé. Cette plateforme cloud centralise toute la gestion des plannings médicaux et paramédicaux au sein d’une interface unique et moderne.
L’outil s’appuie sur l’intelligence artificielle pour proposer des plannings optimisés, tenant compte des contraintes réglementaires, des préférences du personnel et des besoins en effectifs de chaque service. Lifen Planning s’intègre parfaitement dans l’écosystème numérique hospitalier existant, facilitant ainsi son adoption par les équipes.
La plateforme traite en temps réel les données de planification de plus de 150 établissements de santé en France, gérant quotidiennement les emplois du temps de milliers de professionnels de santé.
À qui s’adresse Lifen Planning ?
Lifen Planning s’adresse principalement aux établissements de santé publics et privés de toutes tailles. Les hôpitaux, cliniques, EHPAD et centres de soins trouvent dans cette solution une réponse adaptée à leurs besoins spécifiques.
Les responsables des ressources humaines, les cadres de santé, les chefs de service et les directeurs d’établissement constituent les utilisateurs principaux de la plateforme. Ces professionnels gèrent quotidiennement des équipes de 20 à plus de 500 personnes, avec des contraintes horaires complexes liées aux gardes, astreintes et rotations.
Les établissements confrontés à des difficultés de recrutement, une forte rotation du personnel ou des problèmes de gestion des remplacements trouvent particulièrement leur compte dans cette solution. Lifen Planning s’avère aussi précieux pour les structures cherchant à améliorer leur conformité réglementaire et à réduire les coûts liés aux heures supplémentaires.
Principales fonctionnalités de Lifen Planning
La plateforme propose un ensemble complet de fonctionnalités pensées pour les spécificités du secteur médical. La planification automatisée constitue le cœur du système : l’algorithme génère des plannings optimisés en tenant compte de 40 paramètres différents, incluant les compétences, les souhaits personnels et les contraintes légales.
La gestion des remplacements s’effectue en temps réel grâce à un système de notifications automatiques. Lorsqu’un professionnel déclare une absence, la plateforme identifie instantanément les remplaçants disponibles et qualifiés, réduisant de 60% le temps de traitement des demandes.
Le module de gestion des compétences permet d’associer chaque professionnel à ses certifications et spécialisations. Cette fonctionnalité garantit que seules les personnes habilitées sont affectées aux postes nécessitant des qualifications particulières.
L’interface mobile native permet aux équipes de consulter leurs plannings, poser des congés et échanger des services depuis leur smartphone. Plus de 85% des utilisateurs privilégient l’application mobile pour leurs interactions quotidiennes avec la plateforme.
Comment se connecter à Lifen Planning ?
La connexion à Lifen Planning s’effectue via un navigateur web sécurisé ou l’application mobile dédiée. Votre établissement vous fournit vos identifiants personnalisés lors de la mise en service de la plateforme.
L’authentification repose sur un système à double facteur optionnel, renforçant la sécurité d’accès aux données sensibles. Vous recevez vos codes d’accès par email sécurisé, accompagnés d’un guide de première connexion personnalisé.
La plateforme supporte l’authentification unique (SSO) avec les systèmes d’information hospitaliers existants. Cette intégration permet aux utilisateurs de se connecter automatiquement sans ressaisir leurs identifiants, simplifiant l’accès quotidien.
Un système de récupération de mot de passe autonome permet de retrouver l’accès en cas d’oubli, sans intervention du service informatique de l’établissement.
Premiers pas sur la plateforme
L’interface d’accueil présente un tableau de bord personnalisé affichant les informations essentielles : planning du jour, alertes en cours, demandes en attente et indicateurs clés du service. Cette vue synthétique permet une prise en main immédiate.
Le menu principal organise les fonctionnalités par grandes catégories : planification, gestion des équipes, reporting et administration. Chaque section propose des tutoriels interactifs guidant les nouveaux utilisateurs dans leurs premières manipulations.
La création d’un premier planning nécessite la configuration préalable des paramètres du service : effectifs théoriques, postes de travail, contraintes horaires et règles métier. Cette étape initiale, accompagnée par l’équipe support Lifen, conditionne l’efficacité future de l’outil.
Un mode “bac à sable” permet de tester toutes les fonctionnalités sans impact sur les données réelles, facilitant l’apprentissage et la formation des équipes.
Lifen Planning et la gestion des plannings médicaux
La spécificité médicale imprègne chaque aspect de Lifen Planning. L’outil intègre nativement les contraintes du Code du travail médical, les conventions collectives hospitalières et les réglementations sectorielles spécifiques.
La gestion des gardes et astreintes bénéficie d’un module dédié respectant automatiquement les temps de repos obligatoires. Le système vérifie qu’aucun professionnel ne dépasse les 48 heures hebdomadaires réglementaires, alertant en cas de risque de dépassement.
| Type de contrainte | Vérification automatique | Temps de traitement |
| Temps de repos | Oui | Instantané |
| Durée maximale hebdomadaire | Oui | Instantané |
| Compatibilité des compétences | Oui | < 2 secondes |
| Équité de répartition | Oui | < 5 secondes |
L’optimisation des plannings prend en compte les charges de travail historiques, favorisant une répartition équitable des contraintes horaires entre les membres de l’équipe. Cette approche réduit de 30% les tensions liées aux plannings inéquitables.
Les avantages de Lifen Planning pour les établissements de santé
L’implémentation de Lifen Planning génère des gains mesurables dès les premiers mois d’utilisation. Les établissements observent une réduction moyenne de 25% du temps consacré à la gestion administrative des plannings, libérant les cadres pour leurs missions d’encadrement.
La diminution des erreurs de planning atteint 90% grâce aux contrôles automatiques intégrés. Cette amélioration réduit significativement les risques juridiques liés au non-respect des réglementations du temps de travail.
L’optimisation des ressources humaines permet une économie moyenne de 120 000 euros annuels pour un établissement de 300 lits, principalement grâce à la réduction des heures supplémentaires non programmées et à l’amélioration du taux de présence.
La satisfaction du personnel soignant progresse notablement : 78% des utilisateurs déclarent une amélioration de leur équilibre vie professionnelle-vie personnelle grâce à une meilleure visibilité sur leurs plannings futurs.
Lifen Planning est-il compatible avec d’autres outils ?
L’interopérabilité constitue un axe majeur de développement pour Lifen Planning. La plateforme propose des connecteurs natifs avec les principaux SIRH (Systèmes d’Information de Ressources Humaines) du marché hospitalier français.
L’intégration avec les logiciels de gestion des temps (badgeuses, pointeuses) s’effectue via des API standardisées, permettant une synchronisation automatique des données de présence. Cette connexion élimine la double saisie et garantit la cohérence des informations.
Les exports de données respectent les formats standards (Excel, CSV, PDF) facilitant l’intégration avec les outils de reporting existants. Un module de Business Intelligence intégré génère automatiquement les tableaux de bord réglementaires exigés par les autorités de tutelle.
La compatibilité avec les messageries professionnelles (Outlook, Gmail) permet l’envoi automatique des plannings et la synchronisation des congés avec les calendriers personnels des collaborateurs.
Sécurité et confidentialité des données
La sécurité des données médicales représente une priorité absolue pour Lifen Planning. La plateforme bénéficie de la certification HDS (Hébergement de Données de Santé), garantissant le respect des exigences françaises en matière de protection des informations médicales.
L’hébergement s’effectue exclusivement sur des serveurs français certifiés, avec une réplication des données sur trois sites géographiquement distants. Cette architecture assure une disponibilité de 99,9% et une récupération complète en cas d’incident majeur.
Le chiffrement des données utilise les standards AES-256 en transit et au repos. Toutes les communications entre les postes utilisateurs et les serveurs transitent par des canaux sécurisés SSL/TLS, empêchant toute interception malveillante.
Les sauvegardes automatiques quotidiennes conservent 30 jours d’historique, permettant une restauration rapide en cas de problème. Un audit de sécurité annuel réalisé par un organisme indépendant valide la conformité aux normes RGPD.
Tarifs et modèles d’abonnement
Lifen Planning propose une tarification modulaire adaptée à la taille et aux besoins spécifiques de chaque établissement. Le modèle économique repose sur un abonnement mensuel par utilisateur actif, sans engagement de durée minimum.
L’offre “Essentiel” débute à 15 euros par utilisateur et par mois pour les fonctionnalités de base : planification automatisée, gestion des congés et interface mobile. Cette formule convient aux petites structures de moins de 50 collaborateurs.
L’offre “Avancée” à 25 euros par utilisateur mensuel intègre les modules de gestion des compétences, de reporting avancé et d’intégration SIRH. Les établissements de taille moyenne privilégient généralement cette option.
L’offre “Premium” à 35 euros par utilisateur propose l’ensemble des fonctionnalités, incluant l’accompagnement personnalisé et la formation sur site. Les grands établissements bénéficient de tarifs préférentiels négociés selon leurs volumes.
Témoignages et retours d’expérience
Le Centre Hospitalier de Valenciennes, utilisateur depuis 18 mois, témoigne d’une transformation significative de sa gestion RH. “Nous avons divisé par trois le temps de création des plannings tout en améliorant leur qualité”, explique Marie Dubois, Directrice des Ressources Humaines.
La Clinique du Millénaire à Montpellier souligne l’impact positif sur le climat social : “Les conflits liés aux plannings ont quasiment disparu grâce à la transparence et à l’équité apportées par l’outil”, précise Dr. Laurent Martin, Chef de Service.
L’EHPAD Les Jardins de Provence rapporte une amélioration notable de son taux d’absentéisme, passé de 12% à 8% en six mois. “La visibilité sur les plannings futurs permet à nos équipes de mieux organiser leur vie personnelle”, observe Catherine Rousseau, Directrice.
Ces retours convergent vers une satisfaction globale de 94% mesurée lors de l’enquête annuelle utilisateurs 2024, positionnant Lifen Planning comme une référence du marché français.
Notre verdict sur Lifen Planning
Nous considérons Lifen Planning comme une solution mature et performante, parfaitement adaptée aux enjeux contemporains des établissements de santé français. L’outil répond efficacement aux défis de la gestion des ressources humaines médicales tout en respectant les contraintes réglementaires strictes du secteur.
La facilité d’utilisation et la qualité de l’accompagnement constituent des atouts majeurs pour une adoption réussie par les équipes. L’investissement initial se révèle rapidement rentabilisé grâce aux gains de productivité et à l’optimisation des coûts de personnel.
